Privacy Policy

Scoutinggroep Martin Luther King verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep Martin Luther King via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloop via een inschrijfformulier. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het inschrijfformulier bewaard in een map bij de ledenadministratie. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scoutinggroep Martin Luther King hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard- copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep Martin Luther King mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier waarvoor u per mail een uitnodiging ontvangt. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De gegevens worden direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren kunnen leden gebruik maken van een doorlopende SEPA- machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Scoutinggroep Martin Luther King heeft inzicht in de financiële gegevens en houd zich aan het bewaarplicht van 7 jaar.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten kast bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Beeldmateriaal

Scoutinggroep Martin Luther King maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering.

De foto’s worden per seizoen per speltak bewaard op een beveiligde webserver. Voor groepsactiviteiten is een aparte map. Ouders worden per mail uitgenodigd om toegang te krijgen tot de beveiligde webserver. Na afloop van het seizoen worden de foto’s vernietigd.

Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Vrijwilligers in functie van scouting, betreffende gegevens en beeldmateriaal

Het is de vrijwilliger binnen het beleid niet toegestaan privacy gevoelige data van leden op een andere plek dan de beveiligde omgevingen, zoals hierboven beschreven, op te slaan. Bij het actief worden van de vrijwilliger krijgt deze een kopie van het privacybeleid van scoutinggroep Martin Luther King overhandigd en verklaard hij zich doorondertekening van het lidmaatschap formulier hiermee akkoord. Beeldmateriaal gemaakt, tijdens of in relatie met activiteiten waar scoutinggroep Martin Luther King aan deelneemt, met telefoon, camera of andere registratie apparatuur dient na het uploaden naar de beveiligde omgeving te worden gewist. Na het beëindigen als vrijwilliger van Scoutinggroep Martin Luther King verklaard de vrijwilliger alle info en foto’s te vernietigen.

Communicatie

De communicatie van scoutinggroep Martin Luther King met de leden en de ouders zal verlopen via de beveiligde site van Scouts Online.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep Martin Luther King binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (mlk@martin-luther-king.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.